Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026 · Version 2026-07

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Registrierung und dem Betrieb dieser Website ist: [Firmenname / Inhaber], [Straße Hausnummer], [PLZ Ort], E-Mail: [Kontakt-E-Mail].

2. Rollenverteilung: Wer ist wofür verantwortlich?

Timertool ist eine Software zur Arbeitszeiterfassung für Teams. Dabei gilt eine geteilte Verantwortlichkeit:

• Kundendaten (Registrierung, Vertrag, Abrechnung): Hierfür sind wir Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
• Beschäftigtendaten im Team (Zeiten, Abwesenheiten, Dienstpläne): Hierfür ist der jeweilige Arbeitgeber (z. B. der Kita-Träger) Verantwortlicher; wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in dessen Auftrag als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Beschäftigte wenden sich für Auskünfte zu diesen Daten zunächst an ihren Arbeitgeber; ein persönlicher Datenexport steht zusätzlich direkt im eigenen Profil zur Verfügung.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Registrierung/Konto: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert), Teamname, Zeitpunkt der AGB-/Datenschutz-Zustimmung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
• Nutzung durch das Team: Stempelzeiten, Pausen, Arbeitsort-Angaben, Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit — Krankheitsdetails sind nur für berechtigte Leitungsrollen sichtbar), Dienstpläne, Projektzeiten, Vertragsstunden, Urlaubsansprüche. Verarbeitung im Auftrag des Arbeitgebers (Art. 28 DSGVO); Rechtsgrundlage beim Arbeitgeber ist regelmäßig § 26 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO sowie gesetzliche Aufzeichnungspflichten (§ 16 ArbZG, § 17 MiLoG).
• Abrechnung: Bei Buchung eines Tarifs verarbeitet unser Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland) die Zahlungsdaten; wir selbst speichern keine vollständigen Kartendaten (lediglich Kartentyp und die letzten vier Ziffern zur Anzeige). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Informationen zur Verarbeitung durch Stripe: stripe.com/de/privacy. Mit Stripe besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; eine Übermittlung in Drittländer sichert Stripe über EU-Standardvertragsklauseln ab.
• Server-Logs: Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Hoster technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, User-Agent) zur Bereitstellung und Absicherung des Betriebs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb). Logs werden nach [z. B. 7–14 Tagen] gelöscht.
• Geräteinformationen beim Stempeln: Zur Nachvollziehbarkeit wird je Zeiteintrag nur die grobe Gerätekategorie (Computer/Handy/Tablet/Terminal) gespeichert — kein vollständiger User-Agent, keine IP-Adresse.

4. Hosting

Der Dienst wird bei der ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland) gehostet. Die Verarbeitung findet ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland statt. Mit dem Hoster besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

5. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie zur Anmeldung, ein CSRF-Schutz-Cookie sowie — sofern gewählt — ein „Angemeldet bleiben"-Cookie und ein Cookie, das sich das zuletzt genutzte Team merkt. Diese erfordern keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Es kommen keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies und keine Dienste von Drittanbietern wie Google Fonts oder externe CDNs zum Einsatz.

6. E-Mails

Wir versenden ausschließlich transaktionale E-Mails (z. B. Registrierungsbestätigung, Team-Einladungen, Anmeldelinks, Hinweise zum Konto). Werbliche E-Mails versenden wir nur mit gesonderter Einwilligung. [Falls E-Mail-Versanddienstleister genutzt wird: Anbieter + AVV hier ergänzen.]

7. Speicherdauer

• Kontodaten: für die Dauer des Vertrags; nach Vertragsende 30 Tage Exportfrist, danach Löschung.
• Arbeitszeitnachweise: gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Arbeitgebers (mindestens 2 Jahre, § 16 Abs. 2 ArbZG); beim Ausscheiden einzelner Beschäftigter werden deren Profildaten anonymisiert, Zeitnachweise bleiben für die Aufbewahrungsfrist erhalten.
• Abrechnungsunterlagen: 10 Jahre (§ 147 AO).

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Angemeldete Nutzer können ihre Daten jederzeit selbst über die Exportfunktion im Profil abrufen. Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde; zuständig ist [zuständige Landesbehörde, z. B. LfD Niedersachsen].

9. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschließlich TLS-verschlüsselt. Passwörter werden nur als Hash (bcrypt) gespeichert. Der Zugriff auf Team-Daten ist strikt nach Team und Rolle getrennt; Krankheitsdetails sehen nur berechtigte Leitungsrollen. Details zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) stellen wir Kunden auf Anfrage bzw. unter [Link] bereit.